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Fiche Métier : Secretaire de direction H/F

Secrétaire de DirectionLe/la Secrétaire de direction ou Assistant(e) de direction est le/la collaborateur(trice) directe d’un ou plusieurs managers. Il/Elle répond aux demandes de son supérieur : organisation de réunions, de déplacements, de séminaires, suivis de certains dossiers. Il/Elle assure et le secrétariat du Directeur auquel elle est rattachée.
Le/La secrétaire de Direction est l’interface entre le Directeur et les autres Directions et départements de l’hôtel, et éventuellement avec les Directions du Groupe.

 
Le/La secrétaire de Direction aura en charge de :
- Recevoir et filtrer les visites et les communications téléphoniques
- Tenir l’agenda et prendre des rendez-vous
- Optimiser la gestion du temps du manager
- Réceptionner le courrier, le trier et préparer les réponses
- Préparer les documents et les classer
- Organiser les déplacements, les réunions, les séminaires 
- Mettre en œuvre les supports de communication
- Gérer les plaintes clients
- Préparer et contrôler les notes de frais

L’emploi d’Assistant(e) de direction / Secrétaire de direction consiste également à gérer les relations médias, diffuser auprès des services de l’hôtel et éventuellement de la Direction du Groupe, les informations qui leurs sont destinées. L’Assistant(e) de direction / Secrétaire de direction tient à jour un échéancier des documents à préparer, des appels téléphoniques et rendez-vous à prévoir. 

Les aptitudes et qualités :

-        Aisance relationnelle, sens de l’accueil
-        Disponibilité            
-        Rigueur et organisation
-        Diplomatie    
-        Réactivité et sens du service    
-        Bon rédactionnel. Maitrise des outils informatiques
-        Confidentialité
-        Maitrise d’une ou plusieurs langues étrangères
       

Les diplômes :

-         CAP/BEP  
-         BTS  Assistanat de Direction
-         BTS Assistant de Gestion PME-PMI
-         DUT Gestion des entreprises

 

 

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